Statuts et Règlements de l'Association

STATUTS ET RÈGLEMENTS

Chapitre I – Généralités

Article 1 Dénomination sociale

Association des familles Le Gardeur, de Repentigny et de Tilly.

Article 2 Siège social

Le siège social de l'Association est situé à l'endroit déterminé par résolution du conseil d'administration.

Article 3 Définitions et interprétation

Pour tout ce qui a trait à l’application des présents Statuts et règlements les définitions qui suivent prévalent :

  • Les termes organisme et corporation désignent l’Association des familles Le Gardeur, de Repentigny et de Tilly;
  • assemblée désigne, selon le cas, l’assemblée annuelle ou l’assemblée extraordinaire des membres ;
  • conseil désigne le conseil d’administration ;
  • administrateur désigne la personne élue au conseil ;
  • membre désigne un membre en règle de l’Association ;
  • comité directeur désigne les administrateurs élus aux postes de président, vice-président, secrétaire et trésorier ;
  • dirigeants désignent les membres du comité directeur
  • majorité désigne plus de 50 % des voix exprimées à une assemblée ;
  • Loi désigne les lois pertinentes aux organismes sans but lucratif : Loi sur les compagnies, le Code civil du Québec et autres.

Article 4 Buts

L’Association a pour buts de :

  • grouper en association toute personne, membre, ou allié des familles Le Gardeur, de Repentigny et de Tilly ou intéressé à cette famille ;
  • organiser des activités (tenir des conférences, réunions, assemblées, expositions) pour la promotion, le développement et la vulgarisation de l'histoire, de la généalogie ou toute autre matière touchant les familles Le Gardeur, de Repentigny et de Tilly;
  • organiser des rassemblements annuels et des rencontres pour favoriser les échanges entre les membres;
  • créer un fonds d'archive Le Gardeur, de Repentigny et de Tilly, et encourager toute personne, membre ou autre, susceptible d'ajouter à l'histoire de ces familles, à y déposer tout document, photos, découpures de journaux ou autres, susceptible d'ajouter à l'histoire de cette famille;
  • imprimer, éditer, distribuer toutes publications pour les fins ci-dessus, établir une bibliothèque de publications se rapportant à l'histoire des Le Gardeur, de Repentigny et de Tilly ;
  • publier un bulletin trimestriel de l’Association pour distribution gratuite aux membres en règle;
  • acquérir par achat, location ou autrement, posséder et exploiter les biens meubles et immeubles nécessaires aux fins ci haut mentionné. Fournir aux membres des services en relation avec les buts de l’Association ;
  • pour ces fins, solliciter et recevoir une aide financière de tout gouvernement, institution, personne physique ou morale.

Chapitre II - Les membres

Article 5 Éligibilité

Toute personne portant le patronyme Le Gardeur, de Repentigny, de Tilly, ou alliée à ces familles, ou qui s'y intéresse, peut devenir membre de l’Association.

Article 6 Cotisation annuelle

Le conseil d'administration fixe le montant de la cotisation annuelle, de même que l'époque, le lieu, et la manière d'en effectuer le paiement.

Article 7 Catégorie de membres

II y a trois catégories de membres :

  • Régulier: toute personne qui verse la cotisation annuelle fixée par le conseil d'administration;
  • à vie: toute personne qui adhère à l’Association en payant le montant fixé pour ce type de cotisation sera considérée comme membre à vie de l’Association
  • honoraire: toute personne à qui ce titre est accordé, sur décision du conseil d'administration.

Article 8 Carte de membre

Le montant de la cotisation annuelle à l'Association est fixé par le conseil par famille incluant les enfants de moins de 18 ans. II n'y a qu'une carte par famille donnant droit de vote et elle est émise au nom du payeur.

Chapitre III - L'assemblée annuelle

Article 9 Assemblée annuelle :

L'assemblée annuelle des membres a lieu dans les cent vingt jours qui suivent la fin de l'exercice financier. Le conseil d'administration fixe la date, l'heure, et le lieu de l'assemblée, qui cependant doit être au Québec. Une convocation est faite à tous les membres, par écrit, courriel, ou verbalement, au moins dix (10) jours avant cette assemblée.

L’assemblée annuelle est constituée de tous les membres qui ont payé leur cotisation annuelle. Les membres honoraires ont droit de vote même s’ils ne payent pas de cotisation.

Article 10 Quorum:

Dix (10) membres présents à l’assemblée constituent le quorum suffisant pour que l’assemblée soit valide.

Article 11 Assemblée extraordinaire:

Le conseil d'administration peut, selon les besoins, convoquer une assemblée extraordinaire. Dix (10) membres en règle peuvent aussi demander au conseil d'administration la convocation d'une telle assemblée. Ladite assemblée doit se tenir dans les trente (30) jours suivant le dépôt de la requête. Le conseil d'administration fixe la date, l'heure, et le lieu de l'assemblée. Le secrétaire convoque cette assemblée au moins dix (10) jours à l'avance. Cette requête doit spécifier les motifs pour lesquels l’assemblée doit être convoquée.

Article 12 Vote:

Si un vote est demandé, il doit être pris à la manière indiquée par l’assemblée. Seuls les membres en règle ont droit de vote.

Article 13 L'ordre du jour (assemblée annuelle)

Pour toute assemblée annuelle, l'ordre du jour doit contenir les items suivants :

  • Ouverture de l'assemblée;
  • lecture, modification, et adoption de l'ordre du jour;
  • adoption (lecture si requise par résolution) du procès-verbal de la dernière assemblée générale;
  • rapport du président;
  • le choix du vérificateur;
  • lecture et adoption du rapport du trésorier: bilan et résultats;
  • l'élection ou réélection des membres du conseil d'administration;
  • ratification des actes des administrateurs;
  • levée de l’assemblée.

Chapitre IV - Le conseil d'administration

Article 14 Nombre d'administrateurs et de dirigeants:

Le conseil compte un maximum de neuf (9) et un minimum de cinq (5) administrateurs élus par les membres de l’Association. Ils choisissent parmi eux un président, un vice-président, un secrétaire, et un trésorier formant l'exécutif de l’Association, à qui sont délégués les pouvoirs du conseil nécessaires pour assurer la bonne marche de la association. Un administrateur peut être nommé secrétaire adjoint et accomplir une partie des fonctions du secrétaire.

Article 15 Éligibilité

Tout membre en règle de l’Association peut être élu au conseil d'administration pourvu qu'il soit âgé d'au moins dix-huit (18) ans.

Article 16 Durée du mandat

Les administrateurs sont élus pour un mandat de deux ans, jusqu’à l’assemblée annuelle ou leur mandat prend fin. Ils peuvent être réélus à la fin de leur terme;

Article 17 Mise en candidature et élection

  • II y a élection des membres du conseil d'administration une fois par année à l'occasion de l'assemblée annuelle des membres de l’association.
  • S'il se produit une vacance au cours de l'année, les autres membres du conseil d'administration peuvent nommer un autre administrateur qu'ils choisissent parmi les membres en règle de l’Association, afin de combler cette vacance jusqu’à l’assemblée générale suivante.

 

    Mise en candidature

  • a) Le conseil d’administration désigne, avant la fin de l’exercice financier, deux membres, pour former le comité de mise en candidature et agir en qualité de responsable du scrutin : un membre agira comme président (sans droit de vote) et l’autre comme secrétaire (le cas échéant, il conserve son droit de vote) d’élection.
  • b) Tout membre désireux de faire partie du conseil d’administration devra compléter le formulaire de mise en candidature qu’il doit remettre au président de l’élection au début de l’assemblée annuelle.
  • Élection

  • a) Les administrateurs sont élus, par scrutin parmi les membres actifs de l’Association réunis en assemblée annuelle;
  • b) lors de cette assemblée, le président d’élection soumet les candidatures reçues pour pourvoir aux postes vacants.
  • Si le nombre de candidatures reçu est inférieur au nombre de postes vacants, le président d’élection comble les candidatures en procédant par propositions des membres.

    Sur proposition d’un membre sans nécessité d’être appuyé, le président d’élection reçoit toutes les propositions provenant de l’assemblée jusqu’à ce qu’il reçoive une proposition (qui elle doit être appuyée) de la fermeture des mises en candidature. En reprenant par la dernière personne proposée, il vérifie auprès de chacune des personnes qui acceptent d’être mises en nomination. Si le nombre de candidats ayant acceptés est égal ou inférieur au nombre de postes vacants, il déclare les candidats élus.

    Le président d’élection devra s’assurer que les nouveaux membres nommés sur le conseil d’administration respectent les différentes catégories de membres, le cas échéant. Il devra également s’assurer que si certains administrateurs sont élus pour un mandat de un (1) an seulement, son rapport d’élection au secrétaire de la association précise bien quels sont ces administrateurs.

    Si le nombre de candidatures excède le nombre de postes vacants, il procède alors aux élections;

  • c) dans ce cas, le président d’élection s’adjoint le nombre de scrutateurs (ces personnes conservant leur droit de vote) qu’il croit nécessaire après avoir départagé les participants de l’assemblée ayant droit de vote des autres. Il fait distribuer à ceux ayant droit de vote un bulletin sur lequel le votant inscrira le nom des candidats qu’il souhaite faire élire comme administrateur. Les bulletins de vote ayant plus de noms qu’il y a de postes ouverts et ceux contenant plus d’une fois le même nom sont rejetés. Ceux ayant le nombre exact ou moins de noms que de postes disponibles seront comptabilisés;
  • d) en présence du secrétaire d’élection, des scrutateurs et des personnes proposées, il fait le décompte des bulletins. Ceux dont le nom revient le plus de fois sur des bulletins différents seront déclarés vainqueurs. Toutes ces personnes s’engagent à ne pas dévoiler le nombre de votes obtenus par chacun des candidats;
  • e) les membres du comité directeur sont élus par et parmi les administrateurs, lors d’un ajournement de l’assemblée annuelle.
  • Les administrateurs peuvent s’il y a unanimité sur le processus, convenir par consensus, quels administrateurs occuperont les postes de dirigeants;

  • f) le président d’élection présente à l’assemblée les nouveaux administrateurs et est autorisé à détruire tous les bulletins de vote sauf si une proposition est votée à l’effet contraire.

Article 18 Destitution

Tout administrateur qui enfreint quelque disposition des règlements de l’Association ou dont la conduite en raison d’un acte, d’attitude, d’activités ou de comportement est jugée nuisible à l’Association, peut être suspendu pour une période déterminée ou expulsé définitivement par le conseil d’administration. L’administrateur pourra faire valoir son point de vue auprès du conseil d’administration.

La décision du conseil d’administration sera finale et sans appel, et le conseil pourra suivre en cette matière la conduite qu’il détermine

Article 19 Pouvoir des administrateurs

Ce sont les administrateurs élus, qui réunis en conseil d’administration, gèrent les affaires de l’Association.

  • Les administrateurs adoptent les résolutions qui s'imposent et accomplissent tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l'Association conformément à la loi et aux règlements généraux;
  • ils adoptent de nouveaux règlements ou les modifient, ceux-ci prennent immédiatement effet et resteront en vigueur jusqu’à ratification de ceux-ci par l’assemblée annuelle qui suit leur adoption par le conseil d’administration;
  • ils déterminent les conditions d'admission des membres;
  • ils voient à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.

 

Article 20 Réunions du conseil d'administration

  • Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que la chose s’avère nécessaire, mais au moins deux (2) fois par année ;
  • c'est le secrétaire qui envoie les avis de convocation. Le président, en consultation avec les autres membres du conseil, fixe la date des assemblées;
  • l’avis de convocation peut être écrit, courriel, ou verbal; sauf exception, il doit être donné au moins deux jours avant la réunion.
  • les administrateurs présents à une réunion sont réputés avoir été dûment convoqués, sauf s'ils s'y objectent;

Le défaut, pour un membre du conseil d'administration, de participer à deux (2) réunions consécutives sans motif jugé valable par le conseil d’administration est réputé avoir démissionné.

Article 21 Quorum et vote

  • Il y a quorum si la majorité des administrateurs sont présents.
  • Toute question est décidée à la majorité des voix.

ChapitreV - Les dirigeants membres du comité directeur

Sont élus pour un (1) an par les administrateurs de l’Association, s’il y a unanimité sur le processus, les dirigeants membres du comité directeur peuvent être nommés par consensus. Les administrateurs peuvent s’il y a unanimité sur le processus, convenir par consensus, quels administrateurs occuperont les postes de dirigeants. Les postes de dirigeants sont obligatoirement ceux de président, de vice-président, de secrétaire et de trésorier.

Article 22 Le président

Il préside toutes les assemblées des membres et les réunions du conseil d'administration. Il exerce un contrôle et une surveillance générale sur les affaires de l’Association. Il voit à l’exécution des décisions du conseil Il signe tous les documents requérant sa signature et remplit les devoirs inhérents à sa tâche. Il signe les documents qui engagent l’Association.

Article 23 Le vice-président

Le vice-président remplace le président en cas d’absence ou d’incapacité : il exerce les pouvoirs et remplit les fonctions du président. Il remplit aussi tous les devoirs qui peuvent lui être confiés par le conseil.

Article 24 Le secrétaire

Il est responsable de la rédaction et de l’expédition de tous les avis de convocation. Il voit à la rédaction des procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du conseil. Il a la garde du livre des procès-verbaux et il rédige les rapports requis par diverses lois et autres documents ou lettres pour la association. Il remplit tous les autres devoirs propres à sa charge et aussi les devoirs qui peuvent lui être confiés par le conseil.

Article 25 Le trésorier

Il a la charge et la garde des fonds de l’association et de ses livres comptables. Il tient à jour le registre des membres et perçoit les cotisations. Sur demande, il doit rendre compte au conseil de la position financière de l’Association et de toutes les opérations effectuées par lui à titre de trésorier. À la fin de l’exercice financier, il doit préparer et soumettre au conseil, au vérificateur désigné et aux membres réunis à l’assemblée annuelle un rapport financier, selon le mode et la forme prévu. Il remplit tous les autres devoirs propres à sa charge et aussi les devoirs qui peuvent lui être confiés par le conseil.

Article 26 Archiviste / généalogiste

L’archiviste / généalogiste a la charge des archives de l’Association. Il a le mandat de voir au développement de la recherche généalogique sur l’ancêtre et ses descendants, de produire un dictionnaire généalogique du patronyme Le Gardeur et de ses familles, de recueillir et d’archiver tous documents, publications généalogiques et films, photos, coupures de journaux ou autre pour l'Association. Il gère le site Web des familles Le Gardeur, de Repentigny et de Tilly.

Les orientations, les décisions et les ententes reliées aux recherches doivent être approuvées par le conseil d'administration.

Article 27 Autres administrateurs

Tout administrateur peut être autorisé par résolution du conseil d'administration à signer quelque document que ce soit, qui engage l’Association

Chapitre VI – Comité directeur

Article 28 Composition :

Le comité directeur est composé des dirigeants de l’association et ceux-ci y exercent les mêmes fonctions qu’au conseil d’administration.

Article 29 convocations :

Le secrétaire, sur demande du président, convoque les réunions du comité directeur par écrit avec un délai de trois (3) jours ouvrables ou par téléphone dans les situations d’urgence avec 24 heures d’avis.

Le comité directeur peu tenir au besoin des réunions téléphoniques.

Article 30 Procès-verbaux:

Un procès-verbal est tenu de toute réunion du comité directeur et copie en est transmise à chacun des administrateurs de l’Association la copie originale signée est conservée dans le livre des procès-verbaux de l’Association comme celle des conseils d’administration et assemblées annuelles.

Article 31 Quorum :

Le quorum des réunions du comité directeur est fixé à la moitié des membres plus un.

Article 32 Les pouvoirs :

Les pouvoirs du comité directeur sont ceux délégués par le conseil d’administration notamment :

  • la gestion des affaires courantes dont le règlement des dépenses statutaires, les services publics, téléphone, électricité, poste, etc.
  • les décisions urgentes.

Chapitre VII – Finances

Article 33 Exercice financier:

  • L’exercice financier de l’association se termine le 30 juin de chaque année.
  • Une copie résumée ou intégrale du bilan et de l'état des résultats sera remise ou expédiée aux membres qui en feront la demande.

Article 34 Carte de membre

La carte de membre doit porter la signature du président et du trésorier.

Section VIII – Autres dispositions

Article 35 Liquidation

  • En cas de liquidation de l’association ou de distribution des biens de la association, ces derniers seront dévolus à une organisation exerçant une activité analogue.
  • Le fonds d’archives sera lui remis au centre d’archives Régionales de Lanaudière à l’Assomption.

Article 36 Les propositions :

Les propositions peuvent être proposées, appuyées et résolus à l’unanimité, mais si quelqu’un demande le vote, la proposition devra alors être proposée puis appuyée par deux (2) administrateurs avant de voter. Lorsque le résultat d’un vote est nul, la proposition est rejetée.

 

Ces règlements ont été adoptés le 27 avril 2003
et modifiés
le 11 octobre 2003
Ils ont été refondus le 5 juin 2005
Ils ont été ratifiés à l’assemblée annuelle
 du 17 octobre 2005

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Information mise à jour le : 04/juin/2014